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Protección de Datos Personales

POLITICA Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
SOCIEDAD MEDINEST SAS
 
INTRODUCCIÓN
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información.
La sociedad MEDINEST SAS, con el propósito de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje MEDINEST SAS , ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros accionistas, contratistas, empleados, proveedores, aliados estratégicos y vinculados.
La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
 
OBJETIVO GENERAL
Con la implementación y divulgación de la presente política, MEDINEST SAS pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los accionistas, contratistas, empleados, clientes, proveedores, y terceros de quienes la Empresa ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.
 
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la sociedad MEDINEST SAS
 
DEFINICIONES
Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente documento:
 
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
TITULAR: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
 
TRATAMIENTO 
MEDINEST SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de las relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores.
 
PRINCIPIOS
MEDINEST SAS estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:
 
Principio de finalidad: El Tratamiento de la información en MEDINEST SAS obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
 
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de MEDINEST SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
 
Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
 
Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
 
Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a la Empresa para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
 
Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
 
AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS
Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a MEDINEST SAS, para el Tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior. El área administrativa de la Empresa que requiera datos de un Titular, al momento de solicitar la autorización empleando conductas inequívocas, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
 
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de MEDINEST SAS se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.
 
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
 
Los derechos que le asisten como Titular
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
 
Origen racial o étnico.
Orientación política.
Convicciones religiosas / filosóficas.
Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
Salud.
Vida sexual.
 
Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). 
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Zaira Abogados deberá:
 
Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
 
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, MEDINEST SAS, sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 
 
Cumplidos los anteriores requisitos, MEDINEST SAS, deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 
 
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN
MEDINEST SAS como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:
 
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
 
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012. d) Actualizar las novedades sobre la información reportada por los Titulares de los datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir de su recibo. Políticas de Protección de Datos v 2.0 – Chía, marzo de 2014
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
 
RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN
La sociedad MEDINEST SAS, ha delegado como responsable y encargado del manejo de la información y  protección de los datos del titular a la sociedad ZAIRA ABOGADOS ASESORES SAS identificada con número de Nit. 900.219.169-2, ubicada en la Carrera 11 A N° 94 A-23 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, Correo electrónico zairaabogados@yahoo.com.co , teléfono (+571) 2564146. 
 
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 
 
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por MEDINEST SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
 
ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: 
En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar la información a la sociedad Zaira Abogados encargada del manejo de la información y protección de los datos, a través de los medios indicados más adelante:
 
Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a MEDINEST SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por de MEDINEST SAS a sus datos personales. 
 
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
MEDINEST SAS, ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a Zaira Abogados Asesores SAS, Carrera 11 A No. 94 A-23 oficina 203 en la ciudad de Bogotá D.C.
Solicitud presentada al correo electrónico: jurídico@zairaabogadosasesores.com
 
Atención y respuesta por parte de Zaira Abogados:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 
ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MEDINEST SAS, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
 
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 
 
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
MEDINEST SAS, ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
 
Comunicación dirigida a Zaira Abogados Asesores SAS, Carrera 11 A No. 94 A-23 oficina 203 en la ciudad de Bogotá D.C.
Solicitud presentada al correo electrónico: jurídico@zairaabogadosasesores.com 
 
Atención y respuesta por parte de Zaira Abogados Aesores SAS:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Zaira Abogados Asesores SAS  deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 
 
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área encargada del manejo de la información, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 
 
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
 
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 de Julio de 2016
 
Actualizaciones de la Política: MEDINEST SAS podrá modificar los términos y condiciones de la presente política y sus respectivos procedimientos como parte de nuestro propósito de cumplir con la obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que complemente, modifiquen o deroguen el contenido del presente documento, con el fin de dar a conocer cualquier cambio en el giro ordinario de nuestro objeto social

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